Co dokładnie się zmieniło w szkoleniach bhp od 12 grudnia 2025 r?
Rozporządzenie zmienia §12 rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy z 27 lipca 2004 r. (tekst jednolity: Dz.U. 2024 poz. 1327). W rezultacie pracodawcy muszą od dziś stosować zmodyfikowane zasady dokumentowania szkoleń wstępnych.
Kluczowe punkty:
1. Potwierdzenie odbycia instruktażu – teraz papierowo lub elektronicznie
Dotychczas pracownik potwierdzał odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego wyłącznie własnoręcznym podpisem na karcie szkolenia wstępnego, przechowywanej następnie w aktach osobowych.
Od 12 grudnia 2025 r.:
- pracownik oraz kierownik komórki organizacyjnej potwierdzają odpowiednio:
• odbycie instruktażu ogólnego,
• odbycie instruktażu stanowiskowego,
• dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy, - może potwierdzić ten fakt zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej.
W praktyce oznacza to, że forma potwierdzenia jest teraz elastyczna, jednak sama procedura musi być przeprowadzona na starych zasadach.
2. Co oznacza „potwierdzenie elektroniczne” w świetle nowych przepisów?
Rozporządzenie doprecyzowuje, jak należy postępować, aby potwierdzenie elektroniczne miało moc prawną.
- 1a. W przypadku formy papierowej – nic się nie zmienia, dlatego potwierdzenie następuje nadal na piśmie, w karcie szkolenia wstępnego.
- 1b. W przypadku formy elektronicznej – pracodawca musi w karcie szkolenia wstępnego wpisać odpowiednią adnotację w miejscu przeznaczonym na podpis pracownika lub kierownika. W konsekwencji karta szkolenia staje się dokumentem mieszanym: papierowym z informacją o potwierdzeniu elektronicznym.
- 1c. Do karty szkolenia wstępnego dołącza się dokument (lub dokumenty) w postaci elektronicznej, zawierające potwierdzenie, że pracownik lub kierownik faktycznie złożył potwierdzenie w formie elektronicznej (lub ich odwzorowanie – np. wydruk). Co więcej, dokument ten musi jednoznacznie identyfikować daną osobę.
3. Gdzie przechowywać dokumenty
Nowy ust. 3 w §12 stanowi, że:
- karta szkolenia wstępnego wraz z dołączonymi dokumentami (lub ich odwzorowaniem) musi być przechowywana w aktach osobowych pracownika – tak jak dotychczas.
Dzięki temu zasady archiwizacji pozostają spójne z obecnymi procedurami kadrowymi.
Czego ta zmiana NIE robi?
Ważne: nie wprowadza szkoleń wstępnych „online dla wszystkich”.
Nowelizacja nie zmienia formy prowadzenia instruktażu ogólnego i stanowiskowego.
W dalszym ciągu szkolenie wstępne (instruktaż ogólny i stanowiskowy) jest uregulowane w §8–11 rozporządzenia:
- Instruktaż ogólny powinien być przeprowadzony w formie instruktażu, z omówieniem przepisów, zasad BHP i pierwszej pomocy.
- Instruktaż stanowiskowy musi odbywać się na stanowisku pracy, z pokazem, próbą wykonywania pracy i sprawdzianem umiejętności.
Mimo zmian w sposobie potwierdzania, sam proces szkolenia pozostaje bez zmian.
W rezultacie nowelizacja nie wprowadza nowej kategorii szkoleń zdalnych i nie modyfikuje zasad dotyczących osób, które mogą być szkolone online.
Zmienia się wyłącznie sposób potwierdzania, że szkolenie wstępne faktycznie się odbyło.
Jak wyglądają szkolenia wstępne BHP według obowiązujących przepisów?
Instruktaż ogólny:
Celem jest zaznajomienie pracownika m.in. z:
- podstawowymi przepisami BHP w Kodeksie pracy i regulaminie pracy,
- zasadami BHP w zakładzie,
- zasadami udzielania pierwszej pomocy.
Dlatego odbywają go wszyscy nowo zatrudnieni pracownicy, uczniowie odbywający praktyczną naukę zawodu oraz studenci na praktykach – przed dopuszczeniem do pracy.
Instruktaż stanowiskowy:
Dotyczy m.in.:
- pracowników zatrudnianych na stanowiskach, na których występują czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne,
- pracowników przenoszonych na takie stanowiska,
- uczniów i studentów na praktykach.
Musi obejmować:
- omówienie warunków pracy, zagrożeń i wyników oceny ryzyka,
- pokaz bezpiecznego wykonywania pracy,
- próbne wykonywanie czynności przez pracownika pod nadzorem,
- samodzielną pracę pod nadzorem,
- sprawdzian wiedzy i umiejętności – który stanowi podstawę dopuszczenia do pracy.
W rezultacie dopiero po takim procesie i prawidłowym potwierdzeniu (papierowym lub elektronicznym) pracownik może rozpocząć pracę.
Co z tego wynika dla pracodawcy?
4 praktyczne kroki po 12 grudnia 2025 r.:
1. Ustal, co w Twojej firmie będzie „dokumentem elektronicznym”
Może to być podpisany elektronicznie PDF, potwierdzenie z systemu kadrowego lub inny formalny dokument, który da się przypisać do konkretnej osoby.
Ponieważ przepisy nie definiują szczegółowo rodzaju e-podpisu, musi istnieć realny dowód, że to konkretny pracownik potwierdził odbycie szkolenia.
2. Wprowadź procedurę dołączania dokumentów elektronicznych do akt osobowych
Dotyczy to zarówno wersji elektronicznej (e-teczki), jak i papierowej (wydruk odwzorowania). W ten sposób dokumentacja pozostaje kompletna i zgodna z prawem.
3. Przeszkol osoby prowadzące instruktaż i kadry
Dzięki temu proces przebiega sprawnie i bez błędów.
4. Przy okazji sprawdź kompletność szkoleń okresowych
Skoro i tak zaglądasz do dokumentacji BHP, warto upewnić się, że żadne szkolenie nie jest „po terminie”. W efekcie unikniesz ryzyka podczas ewentualnej kontroli PIP.
Szkolenia okresowe – czy są zmiany?
Rozporządzenie z 24 listopada 2025 r. nie zmienia zasad szkoleń okresowych.
Jak często robimy szkolenie okresowe:
- stanowiska robotnicze – co 3 lata (lub co 1 rok przy pracach szczególnie niebezpiecznych),
- pracodawcy i osoby kierujące – co 5 lat,
- pracownicy administracyjno-biurowi – co 6 lat,
- pierwsze szkolenie okresowe – do 6 lub 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy (zależnie od grupy stanowisk).
Dlatego wiele firm może wykorzystać wdrażanie nowych zasad potwierdzania szkoleń wstępnych jako okazję, aby:
- zweryfikować terminy szkoleń okresowych,
- uporządkować rejestry BHP,
- ujednolicić dokumentację.
- kiedy można użyć formy elektronicznej,
- co i gdzie dopisać w karcie szkolenia,
- jak zabezpieczyć dokumenty.
Jak możemy Ci w tym pomóc? Szkolenia i audyt BHP w świetle nowych przepisów.
Jeżeli chcesz mieć pewność, że dokumentacja szkoleń wstępnych jest od dziś prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami, możemy:
- przeprowadzić audyt dokumentacji BHP (karty szkoleń, zaświadczenia, rejestry),
- uporządkować sposób dołączania dokumentów elektronicznych do akt osobowych,
- poprowadzić szkolenia wstępne i okresowe zgodnie z aktualnym rozporządzeniem – z jasnym systemem potwierdzania.
Dzięki temu:
- masz spokojną głowę,
- pracownicy są prawidłowo przeszkoleni,
- dokumentacja jest zgodna z prawem – zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej.
